「効率化にとって最も重要なことは?」というご質問

社名が”株式会社効率化研究所”ということで、よくお客様から「効率化するために最も重要なことは何か?」と漠然とご質問を頂くことがあります。

 

そんな時は、弊社自身が、お客様から頂いた仕事を効率的に遂行する上で最も重要視していることをお答えするようにしています。

 

少しシンプルすぎるかもしれませんが、それは「手戻りの無い仕事をすること」です。

 

 

そもそも業務の効率化には様々なアプローチがあります。

 

① ITリテラシーを向上させてPC操作を速める

② 業務に集中できる職場環境を作る

③ 単純作業化する、そのためにマニュアルを作る

④ 同一作業を集約化して纏めて行う

⑤ 自分よりスキルのある仲間に仕事を依頼する

⑥ 道具を変える(PC、マウス、手帳)

⑦ 無駄な作業を排除する(お客様のニーズにダイレクトに応える)

・・・

 

 

色々ありすぎてブログベースでは書ききれませんが、重要なのは「単純に作業を早めること=効率化」と考えないことだと思います。

 

作業スピードを早めることばかりを意識しすぎて、手段が目的化されていたり、目的をないがしろにして本来すべきプロセスを端折ってしまっていたり・・・その結果、「手戻り」が発生しているケースが多く存在しているように見受けられます。

 

例えば、「同じような議題で数か月議論し続けているケース(提案→ダメ出し→やり直し→提案→ダメ出し・・・」は、皆さんの周りにはありませんか?

 

それは恐らく、「各議題の議長が何を求めているのか?」「どうやったら提案が通るのか?」「どういう判断材料を用意する必要があるか?」といった、”ゴール設定とマイルストーン設計”という基本プロセスが抜け漏れている場合に起こりがちです。

 

どんなに作業スピードが速くて、平均作業スピード10の仕事を5で終わらせられるような素晴らしいITスキルを持っていたとしても、「手戻り」が3回発生すれば、その場合のトータルの作業スピードは15です。結局「仕事が遅いな」と不満足を与える結果になることでしょう。

 

手戻りの無い仕事をするためには、業務のアウトプットイメージに係る5W1H(なぜ、なにを、いつまでに、誰に、どこで、どのように)を意識することが不可欠ではないかなと考えております。弊社自身もお客様から頂いた大切な工数を無駄にしないように、日々「一発で刺さる提案」だけをお届けできるように意識しているポイントです。

 

 

皆様が「効率化」する上で重視していることはどんなことですか?

 

 

代表取締役  野澤